Referenz: EUROBAUWERK
Für die EUROBAUWERK GmbH aus Dortmund haben wir zwei Dinge geliefert: die neue Unternehmenswebsite und ein internes Unternehmenssystem, das die gesamten Bau- und Montageprojekte steuert.
Moderne Website mit Leistungen, Projektreferenzen, Unternehmensprozess und Kontaktanfragen — inklusive Suchmaschinenoptimierung und Anfragen-Workflow, der direkt in das System einspeist.
Eine zentrale Plattform für alle 4 Mitarbeitenden — sie ersetzt mündliche Abstimmungen, E-Mail-Koordination und verstreute Tools wie HiDrive, ZOHO und sevDesk-Ablagen durch eine verbundene Projekt- und Kundenzentrale.
Projektmanagement
Zentrale Steuerung aller laufenden Bau- und Montageprojekte mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und Statusübersicht auf einem gemeinsamen Board.
Ersetzt mündliche Abstimmungen und E-Mail-Koordination durch eine sofort sichtbare Projektübersicht für alle vier Mitarbeitenden – weniger Rückfragen und Koordinationsaufwand bei parallelen Projekten.
Für ein Fenster-Montageprojekt sind Aufmaß, Lieferabruf, Montagestart und Abnahme mit Verantwortlichem und Frist hinterlegt – jeder sieht auf einen Blick, was als nächstes aussteht.
Dokumentenmanagement
Einheitliche, projektbezogene Dokumentenablage mit verbindlicher Ordnerstruktur, Versionierung und Zugriffsrechten als Ersatz für die individuelle HiDrive-Ablage.
Eliminiert Suchaufwand und Übergaberisiken durch eine standardisierte Ablagestruktur – Pläne, Angebote, Verträge und Nachträge sind je Projekt sofort auffindbar, unabhängig davon, wer sie abgelegt hat.
Ein Nachtragsangebot für einen Tiefbauauftrag wird unter dem Projekt mit einheitlicher Benennung abgelegt – bei Vertretung oder Übergabe findet jeder Mitarbeitende das Dokument ohne Rückfrage.
Leadmanagement
Zentrale Vertriebspipeline mit Status, Verantwortlichem und nächstem Schritt für alle eingehenden Anfragen, Ausschreibungen und Empfehlungen.
Ersetzt individuelle Listen und Wiedervorlagen durch eine gemeinsame Übersicht – offene Angebote und Ausschreibungsfristen sind für die Geschäftsführung jederzeit transparent, ohne Nachfragen bei Mitarbeitenden.
Eine Ausschreibungsanfrage für Stahlbau wird mit Status, Abgabefrist und Verantwortlichem erfasst – automatische Wiedervorlage erinnert drei Tage vor Abgabetermin.
CRM & Kundenverwaltung
Zentrale Kundendatenbank mit vollständiger Kontakthistorie, Empfehlungsquelle, offenen Aufgaben und Wiedervorlagen – als konsolidierter Ersatz für die verteilte Nutzung von ZOHO und sevDesk.
Empfehlungskontakte und Bestandskundenhistorie sind an einem Ort nachvollziehbar – Anschlusschancen aus bestehenden Projekten werden systematisch erkannt und genutzt, ohne auf persönliche Erinnerungen angewiesen zu sein.
Nach Abschluss einer Fenstersanierung wird der Bestandskunde automatisch für ein Nachfassgespräch in 6 Monaten vorgemerkt – Empfehlungskontakte werden direkt dem vermittelnden Kunden zugeordnet.
Subunternehmer-Koordination
Individuelles Modul zur strukturierten Erfassung und Nachverfolgung von Subunternehmeraufträgen je Projekt: Beauftragung, Leistungsstand, Fristen, Nachweise und Abnahme zentral dokumentiert.
Reduziert das Risiko von Informationsverlusten an der Schnittstelle zu ausführenden Subunternehmen – Leistungsstand und offene Nachweise sind projektbezogen transparent, ohne mündliche Rückfragen.
Für ein schlüsselfertiges Bauprojekt sind alle beauftragten Subunternehmer mit Gewerk, Beauftragungsdatum, Leistungsumfang und Abnahmestatus hinterlegt – fehlende Nachweise lösen automatisch eine Erinnerung aus.
Prozessautomatisierungen
Automatisierung wiederkehrender Abläufe wie Statusaktualisierungen, Wiedervorlagen, Dokumentenweiterleitungen und interne Benachrichtigungen zwischen Projektmanagement, Dokumentenablage und Rechnungssystem.
Reduziert manuellen Aufwand bei Statuswechseln und Nachfassaufgaben – Mitarbeitende werden automatisch informiert, ohne dass die Geschäftsführung koordinativ eingreifen muss.
Sobald ein Angebot als beauftragt markiert wird, wird automatisch ein neues Projekt angelegt, die Dokumentenstruktur erstellt und der zuständige Mitarbeitende benachrichtigt.
Projektübersicht nach Volumen & Zahlungsflüssen
Eine Gesamtübersicht stellt alle laufenden Projekte nach Volumen, Zahlungsflüssen und Projektstand dar – die Geschäftsführung sieht jederzeit, wo Geld und Fortschritt stehen.
Übersicht der Kunden & Anfragen
Alle Kunden und eingehenden Anfragen sind zentral erfasst – mit Status, Quelle und nächstem Schritt, statt in persönlichen Notizen und Postfächern.
Übersicht der Buchhaltung
Rechnungen, offene Posten und Zahlungseingänge sind direkt in die Projekt- und Kundenübersicht eingebunden.